Penyusunan dan Penempatan Orang-Orang dalam Struktur Organisasi

Keberhasilan pelaksanaan strategi perusahaan sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi. Struktur mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan kunci perusahaan dan cara kegiatan-kegiatan tersebut dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan. Persoalan yang muncul adalah, bagaimana membuat struktur organisasi yang efektif? Yang sejalan dengan strategi perusahaan? Menurut Alfred Chandler dalam Strategy and Structure, yang dikutip oleh Pranowo Hadi, bahwa untuk menentukan urutan strategi struktur yang lazim dalam perusahaan-perusahaan besar, yaitu : 

1. Pemilihan Strategi Baru
2. Masalah administratif dan penurunan kerja
3. Perubahan ke suatau struktur organisasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan strategi
4. Peningkatan profitabilitas dan pelaksanaan strategi

Namun, untuk membuat struktur organisasi usaha bergantung pada lingkup cakupan, dan skala usaha yang akan dijalankan. Semakin besar lingkup usaha, semakin kompleks struktur organisasinya. Sebaliknya, semakin kecil lingkup usaha, semakin kompleks struktur organisasinya. Dalam perusahaan yang lebih besar, seperti Perseroan Terbatas (PT) dan CV, struktur organisasinya lebih kompleks lagi. Secara hierarki, organisasi perseroan terbatas terdiri atas beberapa tingkatan, yaitu rapat umum pemegang saham, dewan komisaris, dewan direktur, dan tim manager. Rapat pemegang saham dalam perusahaan besar adalah pemegang kekuasaan yang bertugas mengangkat dewan komisaris dan dewan. Tugas dewan komisaris adalah mengawasi kegiatan direksi dalam menjalankan perusahaan. Untuk menjamin kelancaran perusahaan dalam melaksanakan tugasnya, direksi mengangkat beberapa orang manajer.

Berikut contoh struktur organisasi perkembangan usaha.

a.      Struktur Organisasi Usaha Sederhana

b.      Struktur Organisasi Pertumbuhan Usaha Terbatas

c.       Struktur Organisasi Usaha Sistem Departemen

d.      Struktur Organisasi Garis pada Perusahaan Besar

Contoh :

Jika kita akan membangun atau mendirikan sebuah Mini market, Struktur Organisasi yang akan dibuat masih bersifat sederhana. 

Adapun masing-masing jabatan memiliki tanggung jawab dan tugas pekerjaaan sebagai berikut.

Tanggung Jawab Direktur :

1. Bertanggung jawab kepada pemilik
2. Bertanggung jawab atas kelancaran toko
3. Bertanggung jawab atas barang-barang di toko
4. Bertanggung jawab atas kelengkapan toko
5. Bertanggung jawab atas harga, kualitas, kuantitas, dan kontinuitas barang
6. Bertanggung jawab atas keuntungan dan hasil penjualan

Tugas Direktur :

1.      Kontrol Manajemen

2.      Kontrol kinerja perusahaan

3.      Menentukan kebijakan-kebijakan strategi.

Tugas Manager Personalia

1.      Rekruitmen karyawan

2.      Menyelanggarakan pelatihan dan pengembangan karyawan

3.      Perencanaan karir karyawan

4.      Kontrol karyawan

Tugas Manajer Pembelian

1.      Kontrol Gudang

2.      Kontrol penerimaan barang

3.      Kontrol barang kadaluarsa (expired)

4.      Kontrol Quality

5.      Kontrol order mingguan/bulanan (periodik)

6.      Kontrol BS (Broken Stock) dan CN (Credit Note)

7.      Kontrol schedule supplier

Tugas Manajer Penjualan

1.      Kontrol barang yang dijual

2.      Membuka dan menutup took (bertanggung jawab atas kunci)

3.      Selalu berhubungan dengan customer

4.      Kontrol kebersihan took, lampu, dan rak

5.      Kontrol display barang

6.      Kontrol omzet

7.      Kontrol barang berhadiah

8.      Mengkoordinasi pramuniaga

Tugas Manajer Keuangan

1.      Kontrol investasi perusahaan

2.      Kontrol kasir dan mesin register

3.      Kontrol faktur, PO, harga jual, dan label harga

4.      Kontrol target dan realitas

5.      Kontrol omzet

6.      Kontrol Penyiapan uang

Tugas Bagian gudang (Receiving)

1.      Cek PO (Purchase Order) dan Faktur

2.      Cek penerimaan barang yang memenuhi kualitas, kuantitas, dan kadaluarsa

3.      Memberi, menulis keterangan, tanggal terima, jumlah, harga (berdasarkan persetujuan manager) pada karton atau pembungkusan harga).

4.      Mengatur jumlah barang yang akan dipajang atau disimpan di gudang.

5.      Mengatur grouping dan penyusunan barang di gudang

6.      Mengeluarkan barang ke took jika barang di took telah terjual

7.      Mengamankan barang, menjaga kebersihan gudang

8.      Membuka dan menutup gudang (memegang kunci gudang)

Tugas Pajang (Pramuniaga)

1.      Memeriksa barang yang kosong

2.      Merapikan barang

3.      Memeriksa dan control barang yang rusak

4.      Memajang barang menurut jenisnya

5.      Memajang barang sesuai FIFO

6.      Mempelajari dan mengenali barang

7.      Mempelajari barang tang fast moving dan slow moving

8.      Memberikan service terbaik kepada pelanggan.

Tugas Kasir

1.      Berkepribadian baik dan menarik

2.      Murah senyum ramah dan supel, mudah bergaul, dan pandai berkomunikasi.

3.      Teliti, rapih dan cekatan

4.      Bertanggung jawab penuh dan jujur

5.      Berpakaian rapi, berpenampilan baik, dan rendah hati

6.      Mengerti dan mampu mengoperasikan mesin register dan hafal kode departemen barang

7.      Disiplin dan selalu bekerja sama dengan sesame karyawan.

Tugas Rumah Tangga

1.      Kebersihan seragam karyawan